Reunionitis

reunionitisLas reuniones son necesarias para mantener la comunicación en la empresa, intercambiar información, trabajar en equipo, tomar decisiones, solucionar problemas.

Pero para ello han de ser eficaces.

Las empresas pierden más tiempo de lo que imaginan en reuniones poco productivas. Existen demasiadas reuniones y duran más de lo necesario. Como se desprende del estudio:  “Employees’ feelings about more meetings: An overt analysis and recommendations for improving meetings” (http://www.drallenos.com/media/MtgFeelings%20InPress%207.26.11.pdf), si las reuniones se vuelven ineficaces, no tienen razón de ser y generan rechazos, críticas o actitudes remolonas por parte de los participantes. Probablemente ya hayas observado en más de una ocasión reacciones del estilo: “Vaya pérdida de tiempo” o “No puedo ir, estoy a tope de trabajo”?

A menudo, las reuniones:

  • no tienen un propósito claro;
  • se convierten en puras discusiones entre las personas que participan ;
  • se alargan “interminablemente”;
  • se celebran sin una agenda planificada;
  • son rituales periódicos (semanales, mensuales, anuales) sin una estructura definida;
  • inician tarde o se interrumpen porque los participantes llegan con retraso;
  • se interrumpen porque sus integrantes atienden llamadas telefónicas.

¿Cómo podemos resolver estas ineficiencias?

Las reuniones se han de preparar y programar. Han de fijarse con antelación. No se deben improvisar (al final de la jornada o fuera del horario de trabajo), salvo que se trate de asuntos urgentes. Tienen que tener una agenda clara, con un horario de inicio y uno de finalización, y ésta ha de enviarse con antelación a los participantes.

La puntualidad es fundamental. Llegar tarde a una reunión origina problemas: retraso en el inicio, interrupciones, disculpas, etc.

Si en el transcurso de una reunión surgen temas que no estaban incluidos en la agenda, éstos no deben discutirse en ese momento. Se deben tener en cuenta para planificar una futura reunión en la que puedan ser abordados. Es primordial mantener en todo momento el enfoque en el motivo principal de la reunión.

Y tras la reunión, es necesario hacer un seguimiento de las decisiones tomadas y los compromisos asumidos. Las reuniones han de dar lugar a acciones concretas y tangibles pues así, habrán sido útiles.

¿Por qué es básico mejorar las reuniones?

 Porque las reuniones son un medio eficaz para comunicar mensajes, tomar decisiones, encontrar respuestas a problemas o planificar proyectos. Y las reuniones eficaces no se improvisan.

 Porque hacer reuniones constructivas implica mejorar el funcionamiento interno y hacer progresar a las organizaciones.