¿Por qué un manual de procedimientos?

Quizás pienses que tu empresa no es lo suficientemente grande o manualprocedimientos que no tiene una estructura lo bastante compleja como para requerir un manual de procedimientos.

¡Error! Hay muchas razones por las que todo negocio necesita tener un manual de procedimientos.

Un manual de procedimientos:

  • es una guía para los trabajadores, la fuente de referencia a la hora de recabar información importante sobre el funcionamiento de la empresa, sobre cómo se hacen las cosas;
  • es un medio efectivo para comunicar las políticas y los procedimientos aplicables;
  • proporciona a los trabajadores la autonomía y seguridad que precisan para el desempeño de sus funciones;
  • puede utilizarse como soporte para la formación (por ejemplo, impartir formación a un nuevo trabajador);
  • permite comprobar si las cosas se han hecho correctamente;
  • ayuda a ser más eficiente (siempre que se revise y actualice).

Un manual de procedimientos ha de ser útil, claro y accesible, completo, compatible con otros documentos de la organización. Ha de responder a una necesidad y no al contrario.

En suma, se trata básicamente de establecer políticas y procedimientos necesarios para el funcionamiento diario de la empresa; explicar cómo funciona el negocio o cómo se toman las decisiones en cada organización, pues cada organización tiene su singularidad. Cada organización tiene una  cultura propia y unos objetivos diferentes.

Ahora bien, hay que hacer un uso correcto de él, hay que familiarizarse con él, hay que revisarlo y actualizarlo en función de las necesidades organizativas y de la evolución del negocio. En conclusión, ha de ser una herramienta útil, sino no se hará uso de él.

¿Qué puedo recomendar a las empresas en base a mi experiencia profesional?

  • Que redacten un manual de procedimientos (o actualizarlo si ya tienen uno)
  • Que creen un documento sencillo, cuyo contenido  pueda ser entendido por cualquier persona en la empresa.
  • Que lo usen (si no se hace uso de él, no tiene sentido redactarlo)
  • Que lo revisen periódicamente.

Toda empresa precisa un manual de procedimientos, independientemente de su dimensión. El negocio funcionará mejor. Quizás, parezca al principio que es una tarea ardua que requiere mucho tiempo, pero a largo plazo se aprecia el ahorro de costes y de tiempo que genera al negocio.

¿Todavía no has creado un manual de procedimiento para tu negocio? Deberías…